多年前,在我任项目经理后,越来越多的事情需要去做。我相信细节决定成败,为了把每个项目都做到完美成功,我不能忽视任何细节问题。但是,靠我自己的脑袋是记不住那么多东西的,靠本子记,整理起来比较废时间,管理也比较容易混乱,我要查某件事与另一件事情的关联性时很麻烦。所以,我开始尝试使用时间管理软件。
试过一些国内的和国外的时间管理软件,都不太符合我的需要,要么就是太简单,要么就是太复杂,花哨得不实用。所以,我就根据我的需求,结合以前看过的柯维博士的《高效率人士的七个习惯》和《要事第一》,编写了这个软件。
最初我需要的软件功能有两个方面,一个是象行事历一样的记录和提醒我在什么时候要做什么事,不要忘记。另一个就是能帮助我思考和规划要做的事情。为此,我使用了项目->目标->任务三层事务规划系统和任务篮管理系统。
原本我在使用柯维博士的角色->任务两层系统,但真实操作起来感觉有点不到位。作为项目经理,我可能同时操作两个以上项目,这时,采用柯维博士的两层系统,就会感觉到不够用。而且在规划上,在角色和任务之间增加目标的三层管理系统,使我更容易规划各种要做的事情,也使我的计划更加清晰。
在实际的使用过程中,我通常每个周末会花上半个小时的时间,根据行动主题来规划下一周的目标,然后再列出要完成这些目标所需要做的任务。最后,通过任务管理系统,将这些任务分配到日程安排中去。
有时候,行动主题是在一段时间内需要完成的。对于这样的行动主题,我会先列出所有目标,再根据目标列出所有需要做的事情,然后再将任务分配到日程表中去。我可以使用软件中的规划表功能,随时从总体了解项目的概况。项目->目标->任务的树型事务管理结构,也顺应了脑图的思维模式,帮助我能够考虑到项目中的每一个细节。
此外,我尽量将这个软件操作简便,这样我就不用浪费太多时间在操作软件上,所以在时间安排、任务排序等功能上,我都用鼠标拖拽来实现,这样操作最方便最快。
在完成软件后,我推荐给了我的团队用。当时,我们正在为客户开发一套呼叫中心系统。原本计划是五个月完成,结果,我们使用了三个月就完成了这套系统,而且在细节方面做得比我们以前开发过的任何一套系统都好。这就是稻草人时间管理软件在其中发挥的作用,它使我们规划项目时更加的方便快捷,工作时目标明确,工作任务间衔接更加流畅,检查项目细节问题更加方便省时。
只要您使用这个软件,相信您也能很方便的养成一套让您工作更加出色的好习惯。
在开发出时间管理系统后,我又根据我平日里的需要,开发了财务管理、人际管理和知识管理系统。这样,我的信息都可以由这个软件来进行管理了。它就等于一个我的日常生活事业管理中心,管理着我的日常生活和事业,帮我摆脱了混混沌沌过日子的习惯。我相信,能帮助到我的地方,也一定能够帮助到您。
|